Gestire uno studio su due continenti

Quante volte, soprattutto all’inizio dell’avventura americana e prima di aver una macchina ben oliata, ho sentito suonare il telefono alle 3 di mattina perché a Milano sono già le 9 e si inizia a lavorare? Troppe per poterle contare, e per contare i santi del paradiso scomodati dai miei improperi. Ma come si dice a Milano: “T’è vorsù la bicletta? Dèss pedala!” (hai voluto la bicicletta? Adesso pedala!). Ed io, ligio ai miei doveri di milanese/newyorkese imbruttito, ho pedalato forte, sempre e soprattutto in salita.

Ancora oggi non è chiaro a molti dei miei clienti, e spesso nemmeno a me, dove io sia, quando i progetti ti portano in Europa. Ogni chiamata, ogni WhatsApp inizia con “maaaaaa dove sei, Milano o New York?”. Sono così abituato da non farci nemmeno caso, anzi mi fregio dell’onore e dell’onere di poter essere da una parte o dall’altra del “pond”, come dicono qui. E poi diciamocela tutta: ogni tanto tirarsela tipo rockstar fa piacere.

Scherzi a parte, alcune caratteristiche della doppia presenza su due continenti sono complicate da capire e sfruttare. Configurare le code telefoniche perché squillino alla giusta ora sulle giuste estensioni, scegliere la valuta della fattura, gestire conti in banca in € e in $: cose che ho dovuto imparare il più velocemente possibile perché Digital Area potesse operare su tre fusi orari con una piattaforma condivisa e funzionale per i tre team che abbiamo: Milano, New York, Los Angeles.

Il fuso orario come vantaggio

Abbiamo imparato che, usato bene, il fuso orario è un vantaggio che i nostri competitor non hanno. La nostra piattaforma informatica ha la solidità e la sicurezza di una banca, e la semplicità d’uso che i nostri operatori sanno gestire è talmente alta che possiamo permetterci il lusso di prendere lavori in Italia o a New York con tempistiche che farebbero impallidire chiunque altro. Per noi sono il pane quotidiano.

Un esempio. Un lavoro che inizia il pomeriggio a Milano lo continuiamo a New York. Quando a Milano è ora di tirare giù la cler (la saracinesca, in milanese) e andare a casa alle 18, qui sono ancora le 12, e abbiamo un sacco di tempo per portarlo avanti. Se non lo finissimo per tempo, Chiara a Los Angeles lo prende in mano con altre 3 ore di lavoro utili. E quando a LA sono le 18, a Milano sono già le 3 di notte. Dopo 6 ore il ciclo ricomincia.

Aggiungi che tutte le persone in Digital Area sono state formate da me, lavorano alla stessa maniera, sugli stessi monitor calibrati sullo stesso profilo condiviso. Il risultato è un ciclo completo che mette in difficoltà anche gli studi più grandi. Vantaggi costruiti negli anni, ottenibili da altri solo con spese troppo elevate per essere convenienti.

Doppia contabilità

Quando iniziai qui, trovai un ambiente imprenditoriale talmente fertile e semplice da leggere che quasi non ci credevo. Ricordo ancora la lista di domande che portai al mio CPA, il commercialista americano, che comprendeva tutte le operazioni che in Italia non mi sarebbero state possibili. Al quarto “sì, puoi farlo” Ben (il suo nome) mi chiese: “ma perché continui a farmi queste domande, è ovvio che la risposta sia ‘sì’”. Io gli risposi che gli stavo chiedendo tutto quello che in Italia non avrei potuto fare. E lui, esterrefatto: “ma come fate a fare impresa in Italia?”.

Buona domanda. Perché credete che abbia lottato denti e unghie per aprire a New York?

Aneddoti a parte, la doppia contabilità e la separazione totale fra le due company, italiana e newyorkese, è stata una challenge non indifferente all’inizio. Ha portato a cambiamenti importanti nell’assetto societario e a spese duplicate per assistenza contabile e legale. Sono stato fortunato ad avere clienti e amici che mi hanno consigliato le persone giuste in entrambi i continenti, e dopo un inizio faticoso siamo arrivati a un bilanciamento solido. Quello che posso dire è che qui non esiste fare le cose all’italiana, raffazzonando i permessi e confidando nel condono o nella lentezza amministrativa. Qui bisogna avere le paperelle in fila (the ducks in a row) per ogni cosa. Non ci si improvvisa imprenditori.

Visti di lavoro

A proposito di documentazione, il visto di lavoro è imprescindibile e DEVE essere legato alla propria attività principale. A tutti gli italiani che sono venuti qui e mi hanno chiesto un parere, ho sempre detto la stessa cosa: non fare le cose alla carlona, segui alla lettera la legge, non cercare scorciatoie. Qui le scorciatoie di quel tipo non esistono.

Tutti quelli che hanno provato a fare i furbi pensando “ma sì, mica se ne accorgeranno” sono stati beccati prima o poi, e i loro sogni si sono infranti contro un muro troppo alto per essere scalato. Sono dovuti tornare in Italia con la coda tra le gambe, spesso lamentandosi (come noi italiani sappiamo fare anche troppo bene) della “troppa rigidità” americana.

Qui la rigidità è vista come un pregio. Le regole sono decine di volte meno stringenti di quelle italiane, ma a differenza delle nostre non sono interpretabili. Hai un campo molto ampio dentro le regole, ma appena metti un piede fuori dal confine sei spacciato, se se ne accorgono. E se ne accorgono sempre.

Perché amo Zio Sam

Dopo aver stabilito un business fiorente, abbiamo dovuto affrontare il Covid in un paese che ancora non conoscevo bene. È stato un banco di prova gigantesco. Come tutti o quasi, abbiamo chiesto un aiuto allo stato. Mi aspettavo una catastrofe di burocrazia in una lingua diversa dalla nostra, con procedure totalmente differenti.

Invece, con mio sommo stupore, abbiamo ricevuto un aiuto enorme da parte dello Zio Sam, e con una semplicità nella richiesta che mi ha lasciato di stucco. Una paginetta di testo, 10-12 campi, un tempo di attesa per la liquidazione del fondo perduto di circa due settimane, in due tranche. Ha fatto tutto lo Stato, imbastendo un sito facilissimo da usare a tempo record.

Volete il paragone con l’Italia? Il fondo perduto che ho ottenuto in Italia mi è bastato a malapena per pagare due settimane (settimane, non mesi) dei soli stipendi dei miei collaboratori, escludendo affitti e bollette. Se in America non avessi avuto l’aiuto che abbiamo avuto, non mi sarebbero bastati tutti i risparmi italiani per restare aperto. Avrei dovuto chiudere Digital Area Milano e lasciare tutti a casa. Per fortuna siamo riusciti a lavorare lo stesso, e nessuno ne ha patito le conseguenze.

Come si lavorava durante il Covid

In Italia a metà febbraio 2020 c’era già il sentore che qualcosa di veramente brutto stesse per accadere. In tandem con il nostro IT studiammo una soluzione che ci permettesse di gestire il flusso di lavoro da remoto. Trovammo un cloud personale, criptato 256 bit, che non si appoggiasse a nessuna delle piattaforme principali (Dropbox, Google Drive, OneDrive): troppo lente per la mole di dati che gestiamo, che si conta spesso in terabyte.

A fine febbraio avevamo già iniziato a delocalizzare alcuni operatori a casa loro, fornendo computer, monitor Wacom e NAS per avere una postazione completa come se fossero in studio da noi. Ci siamo basati sulla possibilità di condividere un profilo colore unico, prendendo spunto dai dispositivi usati per la medicina a distanza, che hanno tolleranze cromatiche infinitesimali. La Festa della Donna, 8 marzo, segna il passaggio fra la vecchia organizzazione aziendale e la nuova: tutto remoto o quasi, presenze ibride in studio, flessibilità totale. Unico requisito: la fibra ottica.

Digital Area ha preso spunto da quegli anni difficili per affinare i propri processi, oggi così precisi da non temere nessuna sfida di produttività futura. Il notary network ci permette di scalare dagli attuali 8 operatori fino a 14 con un tempo di attivazione di meno di 4 giorni. Il Covid ci ha provati, ma ci ha resi molto più resilienti di quanto immaginassimo.

In conclusione

Tenere i piedi in due continenti è il triplo del lavoro per il doppio del fatturato. Conviene comunque, ma solo se hai un motivo che vada ben oltre il bilancio. Offrire ai tuoi clienti qualcosa che solo tu, o pochissimi altri, potete fare.

PS. Questo post è stato scritto da un umano.